Sep 20, 2019 | Microsoft 365
Mejores herramientas de Microsoft Office 365
La mayoría de nosotros conocemos las famosas herramientas de Microsoft Office 365. Word, Excel y PowerPoint son herramientas que, en muchas ocasiones, nos han ayudado a realizar todo tipo de proyectos, ya sea en la escuela o en el trabajo. Pero, Microsoft Office 365 no solo es eso, también incluye muchas otras herramientas que son de mucha utilidad para su negocio pero que no son tan conocidas. Debido a que hay tantas aplicaciones incluidas en Microsoft 365, te traemos una selección de las mejores aplicaciones del paquete de Microsoft.
Empezamos esta selección con Teams, esta herramienta permite comunicarse con cualquier miembro de la organización. Con Teams puedes crear grupos cerrados para comunicarte con diferentes trabajadores vía chat, o bien, a través de videollamada con capacidad de hasta 250 usuarios simultáneamente.
Una ventaja de Teams es que está completamente integrada con las demás herramientas del paquete, ya que, por ejemplo, permite compartir cualquier archivo Word, Excel o de PowePoint con cualquier trabajador de la organización independientemente de su localización para realizar cualquier tarea colaborativa.
Otra característica de esta herramienta, es la de realizar llamadas mediante el enrutamiento directo con su proveedor de telefonía. De esta forma, es posible comunicarse con cualquier usuario, ya sea de dentro de la organización como de fuera, desde el mismo dispositivo.
Calcula ya el precio de tu migración a Microsoft 365
OneDrive permite guardar todos tus archivos en la nube para acceder a ellos a través de cualquier dispositivo, incluso sin necesidad de estar conectado a la red. De esta forma, siempre tendrás acceso a ellos y evitarás la perdida de documentos importantes, ya que, Onedrive protege sus archivos mediante un certificado SSL de seguridad.
Con OneDrive, también podrás compartir un archivo con cualquier usuario, simplemente enviando el vínculo de archivo a través de cualquier medio, ya sea, por correo electrónico, mensaje de texto…
Para gestionar los datos de tu empresa, no existe mejor herramienta que Power BI. Selecciona las distintas fuentes de datos que son importantes para tu negocio y Power BI las integra y te proporciona diversas formas visuales para representar esos datos. Así, podrás sacar conclusiones de forma mucho más fácil, sin necesidad de ser «data analyst». Automatiza este proceso y deja de limpiar tus archivos de datos
Los que conocemos Flow, nos ha cambiado la vida desde la aparición de esta herramienta. Flow es capaz de conectar múltiples aplicaciones, tanto del propio paquete de Microsoft como externas, para crear flujos de trabajo automatizados. Recibe informes, envía correos electrónicos, configura alertas cuando tu contenido es retwiteado en Twitter… Todas estas acciones entre muchas otras están ya configuradas en Flow, por lo que activarlas es de lo más fácil.
Combina 3 aplicaciones
Por ejemplo, es posible combinar las 3 aplicaciones que hemos visto anteriormente: Configura un informe de los resultados de ventas de uno de tus productos con Power BI, guárdalo en OneDrive en una carpeta compartida con los miembros del departamento de ventas y haz saber a los comerciales de la empresa configurando una alerta en el grupo del departamento de ventas de Teams.
Más y más aplicaciones…
Como hemos mencionado anteriormente, esto es solo una selección de muchas de las aplicaciones existentes en Microsoft 365. Y, como hemos visto, todas ellas están integradas entre si. Por este motivo, trabajar con la Suite de Microsoft hace que sea algo único no solo para el trabajador sino también para la propia empresa, que significa un antes y un después en el momento en que se realiza la migración hacia Microsoft 365.
Si quieres conocer todas las demás aplicaciones e iniciar la migración ha Microsoft Office 365 no dudes en contactar con nosotros.
Contacto: comerciales@hsi.es
Ago 2, 2018 | Seguridad Cloud
Acceso, control y protección total de los datos de Office 365
Microsoft ofrece una amplia variedad de servicios avanzados dentro de Office 365 — pero el backup integral de sus datos de Office 365 no se encuentra entre ellos.
Veeam® Backup for Microsoft Office 365 elimina el riesgo de perder el acceso y control de sus datos de Office 365, incluido Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive para la empresa, para que sus datos estén siempre hiperdisponibles y protegidos.
Con Office 365, son tus datos
Microsoft Office 365 permite a tu empresa operar desde cualquier sitio y en cualquier momento, sin necesidad de hospedar tu propia infraestructura de correo, archivos y gestión de contenidos.
Aunque Microsoft hospede la infraestructura, esto no reemplaza su responsabilidad para mantener un backup de tus datos de Office 365 que son críticos para el negocio.
Con Office 365, son tus datos — tu los controlas — y protegerlos es tu responsabilidad.
Con Veeam Backup for Microsoft Office 365, puedes:
• Proteger tus datos de Office 365 frente al borrado accidental, las amenazas para la seguridad y los vacíos en las políticas de retención.
• Restaurar rápidamente elementos y archivos individuales de Office 365 con la flexibilidad de recuperación líder de la industria.
• Cumplir los requisitos legales y de normativa con un eDiscovery eficiente de los archivos de backup de Office 365
Novedades de la versión 2:
Protección de datos de OneDrive para la empresa.
Backup eficiente y rápido de las cuentas OneDrive para la empresa de Office 365 con la posibilidad de restaurar y exportar archivos y carpetas con el NUEVO Veeam Explorer™ for Microsoft OneDrive.
Protección de datos para SharePoint.
Ahora incorpora la posibilidad de hacer backup de SharePoint Online y SharePoint local con recuperación flexible y rápida de sitios SharePoint, documentos, librerías y listas con el ya conocido Veeam Explorer for Microsoft SharePoint.
Mayor facilidad de uso y mejoras de flexibilidad para el backup
con un nuevo asistente de trabajos rediseñado para hacer más fácil que nunca la configuración, búsqueda y visibilidad de sus datos.
Feb 19, 2018 | SharePoint
Si buscas un gestor documental para empresas que te permita tener todos tus documentos bien clasificados, seguros pero sobretodo accesibles a los usuarios sin tener que hacer un máster en gestión documental, SharePoint es tu mejor aliado.
SharePoint, el gestor documental de Microsoft incluido en todos los planes de Office 365, te permite disponer de un potente software de gestión documental con capacidades como:
- Historial de Versiones
- Indexación completa (Título, contenido y metadatos)
- Metadatos para ampliar la información.
- Flujos de aprobación y publicación de contenidos.
- Directivas de retención y caducidad de documentos
- Firmas electrónicas de documentos
- Y muchas más opciones para usuarios avanzados
Todo esto desde un entorno completamente amigable e integrado con el Office, por lo que los usuarios no deben cambiar su programa ofimático al que están acostumbrados. Esto hace que el tiempo de puesta en marcha y adopción se reduzca muchísimo.
Además, gracias la tecnología de OneDrive, los usuarios autorizados podrán disponer de los documentos más importantes aunque no estén conectados a internet, a través de la sincronización en local.
Otra de las grandes ventajas es que podrás compartir partes de tu documentación con gente externa a tu organización, por ejemplo un cliente, y así poder colaborar mucho más y mejor con la gente que quieras.
SharePoint, tu gran aliado en los proceso empresariales
Pero SharePoint no se limita a la gestión documental sino que, gracias a su sistema de listas, disponemos de un entorno de gestión de información perfecto para poder integrar los procesos empresariales en el entorno IT y así digitalizarlos y automatizarlos.
Con esta característica se acabaron los múltiples excels para recopilar datos, se acabaron los procesos de Gestion basados en el papel, y se acabó para siempre perder la información o no saber cómo gestionarla.
Todo perfectamente indexado Gracias a su potente buscador, que te permitirá realizar búsquedas por cualquier término y encontrar los documentos o información de una forma muy rápida y precisa.
El uso de versiones permitirá disponer de copias de todos los cambios que se realizan en cualquier documento y así poder lanzar flujos de aprobación para hacer pública esa información a todos los usuarios.
Con el uso de metadatos y la creación de una taxonomía empresarial nos aseguraremos que cualquier usuario guarda la información de la misma forma ya sea mediante palabras estrictas o sinónimos.
Office 365, la ventaja de la suite de Microsoft
Y gracias a que SharePoint viene en cada plan de office 365 el coste de reduce mucho para que cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, pueda adoptar un gestor documental con garantías, accesible, seguro e integrado con toda la suite de aplicaciones Office y servicios de Office 365
Si estás pensando en dar un giro radical en la gestión de la documentación y de la información en tu compañía, ponte en contacto con HSI y te montaremos una sesión completamente práctica de los usos de SharePoint.
Oct 24, 2017 | Microsoft 365
¿Cómo migrar de Lotus Notes a Office 365?
Office 365 es la plataforma de productividad, comunicación y colaboración alojada en la nube que agrupa las principales herramientas de mayor valor y en su versión más reciente. Los planes de servicio de Office 365 se han diseñado para satisfacer las necesidades de las organizaciones en cuanto a seguridad, fiabilidad y productividad.
El crecimiento de Office 365 está siendo exponencial y entre las diferentes causas encontramos que con Office 365 las organizaciones tienen un servicio fiable al 99,9% que les permite aventajar a la competencia.
Beneficios de Office 365
Es una solución completa que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, comunicarse por videoconferencia con cualquier persona, compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad, utilizar el correo electrónico, el calendario y la información de los contactos desde prácticamente todo tipo de dispositivos, disponer de una intranet de colaboración para todos los empleados y controlar toda la información de la empresa con robustos controles de seguridad y privacidad.
Configurar fácilmente el entorno Office 365
Limite de 50GB de almacenamiento del buzón por usuario
Límite de 125MB en los archivos adjuntos de cada correo
Almacenar, sincronizar y compartir los archivos en línea. 1TB de espacio
Realizar conferencias en línea con audio y vídeo mediante la pantalla compartida con un solo clic
Mensajería Instantánea mediante la herramienta Skype Empresarial
Alta disponibilidad de la infraestructura con un SLA del 99,9% garantizado
Alta seguridad y privacidad de los datos
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| E-mail |
Outlook (desktop y online) |
Lotus Notes |
| Calendario |
Outlook (desktop y online) |
Lotus Notes |
| Productividad |
Office (desktop y online) |
Estándart abierto (.odf) |
| Intranet |
Sharepoint |
Lotus Dominio |
| Videoconferencia |
Skype Empresarial |
– |
| Móvil |
Exchange |
Notes Traveler |
Definición del proyecto
La migración de correo electrónico implica transferir el correo electrónico de un sistema a otro. La migración del correo electrónico automatiza la transferencia y la retención de la información no estructurada a fin de mejorar el rendimiento, la escalabilidad y la facilidad de administración de las aplicaciones.
Durante la migración, gracias a la herramienta de gestión que se utilizará en el proceso, los usuarios siguen trabajando contra servidor Domino. Una vez sincronizado las bases de datos del servidor y clientes, se procede al cambio.
Esta migración comprende todo el buzón de entrada con sus carpetas, contactos, agenda y tareas.
Requisitos
Sistema Operativo
– Disponer de un servidor 2008 R2 (mínimo), para tener el servicio SMTP y actúe como relay
de correo.
Requisitos opcionales
Versiones compatibles: (+info)
– Outlook 2016 y Outlook 2013: se recomienda que los clientes usen estas versiones para
obtener la mejor experiencia y rendimiento en la implementación.
– Outlook 2010 sp2: los clientes anteriores a esta versión no están soportados en las
configuraciones recomendadas por Microsoft para Office 365 para la conexión por MAPI.
Fases
Fase I – Preparación
Tareas:
– Comprobación propiedad del dominio
– Comprobación requisitos equipos usuario
– Listar los buzones para migrar
– Alta del panel de Office 365
– Creación usuarios en panel de Office 365
Fase II – Migración
Tareas:
– Asignar los dominios a los buzones
– Actualizar registros DNS para redirigir a Office 365
– Funcionamiento del servicio de relay de correo a través del servicio SMTP.
Fase III – Configuraciones finales
Tareas:
– Traspaso de información local de usuarios (archivos .NSF) a O365
– Comprobación acceso usuarios a Office 365
– Formación uso panel al administrador y usuarios
– Instalación aplicaciones escritorio (opcional)
Timing
Ejemplo práctico:
Empresa que dispone en la actualidad de un servidor Notes V8.5 con 200Mb (volumen medio de las bases de datos).
Necesidades actuales:
- Disponer de un correo corporativo con mejores prestaciones:
- Uso en la nube
- Buzones más grandes
- Modernización del sistema ofimático
- Actualización continua
- Uso en diferentes dispositivos
Solicitan la migración de correo del Office 365 para 298 buzones. Licencias: 142 Exchange Online y 156 Empresa Premium.
