Microsoft Teams

Microsoft Teams se basa en Grupos de Office 365 y permite la colaboración entre personas de un mismo equipo o el desarrollo de un proyecto concreto, compartiendo recursos y cuya función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo.

 

Con Microsoft Teams tus usuarios dispondrán de una herramienta colaborativa completa para poder gestionar, desde un único punto, todo lo que un equipo de trabajo necesita para llevar a cabo sus proyectos.

Toda la funcionalidad de comunicaciones (heredada y mejorada de Skype for Bussiness) que permitirá mantener reuniones en línea, audio y video conferencias con múltiples personas simultáneamente, chatear con compañeros o compartir aplicaciones y el escritorio.

Además…

Cada equipo de trabajo tendrá un espacio basado en Sharepoint donde ubicar todos los documentos y archivos que generen y compartan. Al estar ubicados en un Team Site de Sharepoint se beneficiarán de toda la potencia que ofrece el gestor documental de Office 365, como el versionado o la indexación.

Y Teams va a permitir que aportemos a estos equipos colaborativos funcionalidades que nos ofrecen otras aplicaciones como pueden ser Planner (de Office 365), Videos ubicados en Stream, un panel de PowerBI, un panel de Trello o una página web, entre muchos otros.

La filosofía de Teams es…

Permitir que cualquier usuario de la compañía cree un espacio en el que poder trabajar juntamente con un equipo de gente. En este espacio colaborativo, en principio, no hay jerarquías ni permisos. Todo el que pertenezca al equipo dispondrá de los mismos privilegios y accesos a la información.

Incluso podríamos incluir en un equipo de trabajo gente externa a nuestra organización. Un cliente, un proveedor, un partner… sin necesidad de que dispongan de licencia de Microsoft Teams ni Office 365.

Desde la misma aplicación de Microsoft Teams los usuarios tendrán acceso a los ficheros de los equipos en los que formen parte, pero además tendrán acceso directo a los ficheros ubicados en sus espacios de OneDrive. Con ello Microsoft Teams se convierte en un concentrador de aplicaciones que permite que cualquier usuario, desde una única aplicación, acceda y trabaje con toda la información que necesita.

Algunas dudas de los usuarios

Actualmente utilizamos Skype Empresarial para la comunicación instantánea, ¿Teams permite hacer lo mismo?

Microsoft Teams está diseñado para sustituir a Skype Empresarial y por ello ha adoptado todas las funciones que Skype permite (chat, audio y video conferencia) y las ha mejorado y ampliado. Ahora la calidad de audio y video es mucho mejor y disponemos de funciones avanzadas como la Difuminación del fondo, la retransmisión en directo o la capacidad de grabar de una reunión y transcribir en texto lo que se diga.

En nuestra organización no tenemos implantado Sharepoint todavía, ¿podemos usar Teams?

Por supuesto. Cada equipo de trabajo que se crea, genera un Team Site independiente de Sharepoint en el que se ubicarán los ficheros del equipo. Estos Team Sites son independientes de los Sites que se puedan crear en una migración de nuestro servidor de ficheros a Sharepoint Online.

¿Cómo saber si debo usar Teams o Sharepoint para organizar la información de mi compañía?

Al final cada herramienta tiene su lugar y su propósito. Para nosotros Teams debería ser la aplicación para organizar equipos de colaboración principalmente en proyectos de tienen un inicio y un Fin. Imaginemos que hay 4 personas que deben trabajar en conjunto en el mismo proyecto y los metemos en una misma habitación. Esta habitación sería Teams.

Pero si lo que queremos es gestionar la información global de la compañía o de departamentos más rutinarios (Administración, rrhh,…), debería ser Sharepoint el lugar ideal.

¿Y qué lugar ocupa entonces OneDrive en todo esto?

OneDrive debería servir para que los usuarios guarden sus propios documentos en la nube. Su carpeta Mis Documentos en el Cloud.

Y cuándo se acaba un proyecto, ¿qué pasa con toda esa información que se ha generado en un equipo colaborativo?

Los documentos están en Sharepoint por lo que allí estarán mientras no se elimine. Las conversaciones las podremos exportar, y los datos generados por el resto de aplicaciones estarán en cada una de ellas. Hay que recordar que realmente Teams no tiene información propia, sino que concentra en un único lugar diferentes soluciones.

Actualmente en nuestro panel de Office 365 tenemos disponible Skype y Teams. ¿Por cuál nos decantamos para empezar a tener comunicaciones instantáneas?

Sin duda hay que decantarse por Teams. Skype tiene fecha de caducidad. Teams tiene las mismas funcionalidades y alguna más.

Tenemos muchos usuarios en movilidad constante. ¿Cómo podemos conectar con todos ellos?

En entornos de mucha movilidad es donde Teams desplega todo su poder. Ya no necesitamos estar juntos para poder trabajar y colaborar gracias a tener los ficheros en Sharepoint o disponer de todas las herramientas de colaboración de audio y video.
Además, ahora Teams ya permite convertirse en nuestra centralita telefónica PBX por lo que podrá sustituir a nuestro actual sistema.