Automatizar procesos para ganar competitividad, el propósito de 2023 para la pyme española

Comienza un nuevo año y con él, nuevos propósitos para los próximos meses. Las pymes españolas abordan el comienzo de estos 12 meses en una situación de incertidumbre económica importante, lo que les lleva a intentar buscar nuevas áreas donde ser mas competitivos y eficientes para ganar en operatividad y crecimiento.

En esta línea, la aceleración digital viene de la mano de la transformación de los procesos y las aplicaciones, de modo que podamos ser mas eficientes en nuestras operaciones y llegar antes al mercado.

Automatización de procesos: Estar en la nube ya no es suficiente

Las empresas españolas han realizado (y siguen realizando) un esfuerzo importante para digitalizar sus negocios, los beneficios de la nube para ejecutar los procesos empresariales ya es una realidad en la mayoría de negocios, la nube nos permite quitar peso sobre los departamentos de IT, facilitar el trabajo remoto, la colaboración y comunicación entre equipos distribuidos y todo esto controlando los costes y permitiendo un escalado seguro de nuestra infraestructura.

Sin embargo, todo esto ya no es suficiente para transformar verdaderamente nuestro negocio, la transformación viene de la mano de un análisis profundo de la forma en la que desarrollamos nuestra actividad y nuestros procesos empresariales, y una clara orientación a la evolución de todos ellos hacia el mundo digital. El modo en que cada negocio afrontará este paso será distinto y vendrá muy influenciado por el estado de madurez digital de cada uno.

En este vídeo, te mostramos con un breve ejemplo algunos tipos de automatizaciones capaces de realizar gracias a la tecnología de Power Platform:

Automatizar para crecer, el win win para la pyme

La automatización de procesos es una técnica que consiste en utilizar tecnología y herramientas informáticas para simplificar y optimizar tareas y procesos en una empresa. En lugar de realizar manualmente tareas repetitivas y rutinarias, las máquinas pueden realizarlas de manera más precisa y rápida.

Esta automatización puede tener un impacto significativo en la eficiencia y productividad de una empresa. Al eliminar el trabajo manual y reducir el margen de error, se pueden ahorrar tiempo y recursos. Además, al automatizar procesos, se pueden obtener datos y estadísticas precisos y en tiempo real, lo que permite tomar decisiones más informadas y mejorar el rendimiento a largo plazo.

La automatización de procesos también puede contribuir a la transformación de un negocio. Al eliminar tareas manuales y repetitivas, se pueden liberar los recursos humanos para enfocarse en tareas más valiosas y estratégicas. Esto puede llevar a una mayor innovación y creatividad en la empresa, y a la adopción de nuevas tecnologías y enfoques.

Además, las automatizaciones puede ser una parte importante de la estrategia de digitalización de una empresa. Al utilizar tecnología para simplificar y optimizar procesos, se pueden mejorar la comunicación y colaboración entre los equipos y aumentar la agilidad y flexibilidad de la empresa.

En resumen, es una técnica valiosa para simplificar y optimizar tareas en una empresa, y puede tener un impacto significativo en la eficiencia y productividad. Además, puede ser una parte importante de la transformación y digitalización de un negocio, y contribuir a la innovación y a la adopción de nuevas tecnologías.

Propuesta de valor hsi

En hsi sabemos que el gran reto de la pyme española para este nuevo año es afrontar esta aceleración digital sin impactar en el día a día de su negocio, es decir, transformar sin dejar de enfocarse en el día a día. Como Partners de servicios de Microsoft, contamos con la experiencia y los conocimientos necesarios para ayudarte a crear procesos automatizados en tu empresa.

El conjunto de herramientas de Power Platform, hacen posible la transformación digital de tu negocio, pudiendo no solamente automatizar procesos de trabajo, sino crear apps propias, paneles de datos personalizados e incluso chatbots.

Gracias a nuestro Assessment de Power Platform te ayudamos a identificar aquellos procesos de tu empresa susceptibles de ser automatizados, liderando estos proyectos de transformación digital para que tengas una visión completa de hasta dónde puedes llevar a tu empresa. 

Power Platform para tu transformación digital

Desde hace años, Microsoft está invirtiendo en proporcionar a las empresas soluciones que les permitan digitalizar sus procesos sin necesidad de disponer de conocimientos de programación. La razón es que se busca, cada vez más, facilitar el proceso dándole al usuario herramientas para que pueda crear sus propias aplicaciones en el mundo digital aprovechando que nadie mejor que él conoce sus tareas y las interdependencias con los diferentes departamentos o personas. 

Microsoft Power Platform es un conjunto de aplicaciones que nos permiten, de forma sencilla y sin conocimientos de programación, automatizar procesos, crear aplicaciones personalizadas o analizar datos, entre otras cosas. Es decir, es una herramienta orientada a optimizar los procesos de negocio en las organizaciones, buscando áreas de mejora para crear nuevas eficiencias que desemboquen en ventajas competitivas. Y todo esto dando el poder directamente al usuario, sin intermediarios. 

Ventajas de usar Power Platform

¿Por qué deberías de empezar ya a usar Power Platform?

Hoy vamos a darte 5 razones por las que deberías comenzar a usar Power Platform para optimizar los procesos de tu empresa: 

✅ Suite integrada dentro de Office 365. Microsoft Power Platform son un conjunto de herramientas de Microsoft que vienen integradas dentro de Office 365 y que permiten a las empresas desarrollar aplicaciones digitales sin necesidad de contar con conocimientos técnicos. El objetivo de Power Platform es poner la tecnología al alcance de las personas, empoderándolas para que logren llevar a cabo sus objetivos a través de herramientas sencillas disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

✅ Digitaliza y automatiza tus procesos de forma sencilla. Gracias a los múltiples conectores de la plataforma podemos, no solo interconectar todas las aplicaciones de la suite de Microsoft entre sí, sino también relacionarlas con otras aplicaciones de la empresa. Podrás, por ejemplo, automatizar el envío de notificaciones cuando se produzca un hito concreto (por ejemplo, cuando se rellene un formulario, envía una notificación al equipo de marketing o al comercial según el contenido del mismo) o hacer procesos más complejos, como convertir las respuestas a un archivo Excel y subirlo a un área de sharepoint del que luego sacaremos los datos para conectarlos a un panel de Power BI.  

✅ Ahorra costes. Power Platform es una plataforma desarrollada bajo el concepto de “Código bajo” (Low Code), lo que significa que ofrece multitud de opciones a través de una interfaz muy sencilla e intuitiva (arrastrar y soltar) con la que podemos realizar nuestras propias automatizaciones y desarrollos sin tener que externalizar el proyecto o contar con un equipo de desarrollo en la empresa.  

✅ Aumenta la productividad de tus equipos. Crea procesos ágiles, experimenta, mide, y reacciona si el resultado no es el buscado. Olvida los complejos proyectos de consultoría y aprovecha la velocidad del mundo digital para ser más eficiente en tus tareas diarias. 

✅ Integración con el resto de aplicaciones de tu empresa. Estas herramientas permiten digitalizar procesos de forma realmente sencilla y, si además las combinamos entre sí, pueden permitirnos transformar los procesos de un área o de toda una organización. Se integra con 200 fuentes de datos distintas dentro de M365 y Dynamics 365 o incluso con aplicaciones de terceros como Salesforce. 

Ejemplo grafico de digitalización de procesos con Power Platform

Descubre todo el potencial de Power Platform

La transformación digital de las empresas no se hace de la noche a la mañana y no tiene por qué significar cambios radicales en poco tiempo. Las herramientas incluidas dentro de la plataforma de Power Platform van a permitir a tus equipos digitalizar procesos a su propio ritmo, aumentando así su productividad y su eficiencia. A pesar de que estas herramientas están preparadas para poder usarse sin demasiados conocimientos técnicos, es importante contar con la formación adecuada que nos ayude a comenzar con una buena base, para que después podamos ir mejorando por nosotros mismos.

Principales herramientas incluidas en Microsoft Power Platform

Microsoft Power BI

Solución basada en la nube que nos permite conectar diferentes fuentes de datos (Hojas Excel, bases de datos, listas de sharepoint,…) para convertirlos en información de valor en tiempo real. Con esta potente herramienta podemos crear cuadros de mando y multitud de informes que nos permiten tomar decisiones basadas en datos de forma sencilla, además de compartirlos con otros usuarios.. 

Microsoft Power Automate

Es quizá la más interesante para la mayoría de las empresas ya que con ella podemos automatizar cualquier proceso o flujo de trabajo gracias a su gran variedad de conectores. Así, podremos automatizar tareas repetitivas y ganar en eficiencia y productividad. Podríamos, por ejemplo, programar el envío de newsletters a nuestros clientes, automatizar el envío de recordatorios cuando se produzca un hito concreto (ejemplo, vencimiento de un contrato o de una tarea) o mover datos de una aplicación a otra cuando se requiera de forma automática, entre miles de opciones.

Power Automate es un servicio que te ayuda a crear flujos de trabajo* automatizados entre tus aplicaciones y servicios favoritos para sincronizar archivos, obtener notificaciones, recopilar datos, etc. Es uno de los pilares de Power Platform. Proporciona una plataforma que puede utilizar cualquiera, desde un usuario empresarial básico hasta un profesional de TI; podrás crear procesos automatizados sin necesidad de programación, o con muy poca.

*Secuencia de procesos que componen un determinado trabajo, o parte de este.

Echa un vistazo a los diferentes tipos de flujos que puedes hacer con Power Automate:

Flujos programados

Crea un flujo que lance una o varias tareas según una programación establecida.

Flujos de interfaz de usuario (versión preliminar)

Registra y automatiza la reproducción de pasos manuales en un software heredado.

Con Power Automate puedes automatizar miles de pasos, más de los que te puedes llegar a imaginar. Hay muchísimos conectores que te permitirán incluir multitud de aplicaciones en tus procesos automáticos: más de 200. Las más utilizadas son:

Además, permite crear flujos desde, incluso, un teléfono móvil, mediante plantillas totalmente personalizables a tu gusto, para que puedas llevarlos a cabo desde cualquier sitio.

¿Quieres llevar a cabo una automatización y no sabes cómo? ¡Contacta con HSI y te ayudaremos a hacerlo!