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Microsoft Teams

Microsoft Teams se basa en Grupos de Office 365 y permite la colaboración entre personas de un mismo equipo o el desarrollo de un proyecto concreto, compartiendo recursos y cuya función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo.

MICROSOFT TEAMS: Revoluciona tu empresa

¿Qué es Microsoft Teams y para qué sirve?

Microsoft Teams es una herramienta colaborativa completa donde tus usuarios podrán gestionar, desde un único punto, todo lo que un equipo de trabajo necesita para llevar a cabo sus proyectos.

Junto con el resto de herramientas de Microsoft 365, Microsoft Teams ofrece distintos beneficios a las organizaciones, sobre todo si el objetivo es el de  elevar la productividad a través el trabajo colaborativo de las empresas.

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Microsoft Teams: la herramienta que cambiará tu empresa

Desde la misma aplicación de Microsoft Teams los usuarios tendrán acceso a los ficheros de los equipos en los que forman parte, pero además tendrán acceso directo a los ficheros ubicados en sus espacios de OneDrive. Con ello Microsoft Teams se convierte en un concentrador de aplicaciones que permite que cualquier usuario, desde una única aplicación, acceda y trabaje con toda la información que necesita.

Microsoft Teams permite que cualquier usuario de la compañía cree un espacio en el que poder trabajar conjuntamente con un equipo de personas. 

teams

Además permite incluir en un equipo de trabajo gente externa a nuestra organización. Un cliente, un proveedor, un partner… sin necesidad de que dispongan de licencia de Microsoft Teams ni Office 365.

¿Está tu empresa preparada para llegar más allá con Microsoft Teams?

En HSI somos expertos en Microsoft Teams, y no solo lo implementamos en nuestros clientes, sino que les formamos en ello para que saquen la máxima productividad y rentabilidad.

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¿Cuáles son las ventajas o los beneficios de Microsoft Teams para las empresas?

Productividad

Las atributos de Microsoft Teams agilizan las tareas y los procesos diarios que realizan los grupos de colaboradores de la empresa Esto es gracias a la efectividad e instantaniedad de la comunicación, junto con la compartición de archivos y la integración tanto de las herramientas de la suite de Microsoft 365, como de servicios de terceros. 

«Como ya sabemos, cada una de las herramientas que usan nuestros trabajadores, tiene un objetivo particular; sin embargo, podemos dejar de verlas como simples módulos o herramientas de trabajo cuando las integramos en Teams, ya que pasamos de pensar en aplicaciones “separadas” a trabajar en una única aplicación desde la que podemos acceder al resto…

Una «navaja suiza“ que nos permite ahorrar tiempo y ser más productivos gracias a las conexiones integradas que permiten el uso y e intercambio de información entre herramientas sin cambiar de entorno de trabajo.»

Aida Román

Formadora Experta en Microsoft 365

Comunicación Efectiva

Microsoft Teams abre la puerta a una comunicación empresarial más allá del correo electrónico. Permite compartir ideas y documentos de manera rápida y eficaz a través de su mensajería instantánea, pero además también permite

 

  • Reuniones online
  • Llamadas
  • Vídeo Conferencias

Trabajo Colaborativo

Una de las características principales de Microsoft Teams es la posibilidad de crear equipos para que colaboren en un mismo espacio de trabajo digital. Estos espacios facilitan y ayudan a que fluya la toma de decisiones, la proposición de ideas y el logro de las metas comunes gracias a las posibilidades de comunicación que proporciona la herramienta.

Personalización 

Cada miembro del equipo tiene la posibilidad de personalizar su espacio de la manera que mejor se adapta a su forma de trabajar. Microsoft Teams ofrece una gran cantidad de configuraciones que van desde silenciar las notificaciones durante un reunión o determinar tiempos de concentración para que nada le distraiga, hasta establecer alertas que aparezcan en su escritorio cada vez que le mencionen o se comente algo en determinado canal.

Seguridad

Por finalizar, Microsoft Teams permite conservar todas las conversaciones y las enseña tanto a los miembros del equipo que forman parte de ellas, como a aquellos que se integran a los canales más tarde. De esta forma, la accesibilidad a la información en caso de pérdida de información es muy favorable gracias al historial de mensajes. 

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ALGUNAS DUDAS DE LOS USUARIOS

Actualmente utilizamos Skype Empresarial para la comunicación instantánea, ¿Teams permite hacer lo mismo?

Microsoft Teams está diseñado para sustituir a Skype Empresarial y por ello ha adoptado todas las funciones que Skype permite (chat, audio y video conferencia) y las ha mejorado y ampliado. Ahora la calidad de audio y video es mucho mejor y disponemos de funciones avanzadas como la Difuminación del fondo, la retransmisión en directo o la capacidad de grabar de una reunión y transcribir en texto lo que se diga.

En nuestra organización no tenemos implantado Sharepoint todavía, ¿podemos usar Teams?

Por supuesto. Cada equipo de trabajo que se crea, genera un Team Site independiente de Sharepoint en el que se ubicarán los ficheros del equipo. Estos Team Sites son independientes de los Sites que se puedan crear en una migración de nuestro servidor de ficheros a Sharepoint Online.

¿Cómo saber si debo usar Teams o Sharepoint para organizar la información de mi compañía?

Al final cada herramienta tiene su lugar y su propósito. Para nosotros Teams debería ser la aplicación para organizar equipos de colaboración principalmente en proyectos de tienen un inicio y un Fin. Imaginemos que hay 4 personas que deben trabajar en conjunto en el mismo proyecto y los metemos en una misma habitación. Esta habitación sería Teams.

Pero si lo que queremos es gestionar la información global de la compañía o de departamentos más rutinarios (Administración, rrhh,…), debería ser Sharepoint el lugar ideal.

¿Y qué lugar ocupa entonces OneDrive en todo esto?

OneDrive debería servir para que los usuarios guarden sus propios documentos en la nube. Su carpeta Mis Documentos en el Cloud.

Y cuándo se acaba un proyecto, ¿qué pasa con toda esa información que se ha generado en un equipo colaborativo?

Los documentos están en Sharepoint por lo que allí estarán mientras no se elimine. Las conversaciones las podremos exportar, y los datos generados por el resto de aplicaciones estarán en cada una de ellas. Hay que recordar que realmente Teams no tiene información propia, sino que concentra en un único lugar diferentes soluciones.

Actualmente en nuestro panel de Office 365 tenemos disponible Skype y Teams. ¿Por cuál nos decantamos para empezar a tener comunicaciones instantáneas?

Sin duda hay que decantarse por Teams. Skype tiene fecha de caducidad. Teams tiene las mismas funcionalidades y alguna más.

Tenemos muchos usuarios en movilidad constante. ¿Cómo podemos conectar con todos ellos?

En entornos de mucha movilidad es donde Teams desplega todo su poder. Ya no necesitamos estar juntos para poder trabajar y colaborar gracias a tener los ficheros en Sharepoint o disponer de todas las herramientas de colaboración de audio y video.
Además, ahora Teams ya permite convertirse en nuestra centralita telefónica PBX por lo que podrá sustituir a nuestro actual sistema.