Foto © Javier Larrea

TECNALIA, Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico referente en Europa que cuenta con 1.400 expertos, de 30 nacionalidades, distribuidos en 21 sedes, tiene ya implantada la herramienta de trabajo colaborativo Microsoft Office 365, que permite gestionar las operaciones de todo el centro mediante una única herramienta. Para llevar a cabo el proceso de adquisición e implantación del software, TECNALIA se ha apoyado en HSI, por ser partner de Microsoft con una larga trayectoria y colaborador de confianza de la organización. Nuestro equipo ha servido de base tanto para el despliegue como para el proceso de formación, que se complementó con el programa web de Microsoft Fasttrack, que genera documentación formativa específica para los escenarios definidos.

TECNALIA necesitaba disponer de una herramienta que facilitase la colaboración, la gestión de documentos y los flujos de trabajo, era esencial. Gracias a Office 365 y a las herramientas que integra, como Skype Empresarial, Yammer y Teams, el Centro podrá minimizar la necesidad de desplazamientos de sus empleados entre las diferentes sedes y, con ello reducir la huella de carbono de la organización y lograr al mismo tiempo un ahorro económico.

Además, la compañía necesitaba una plataforma versátil, capaz de ofrecer integración con otras herramientas como la solución de gestión de dispositivos móviles (MDM) empleada por la compañía o el ERP con el que ya contaban, Microsoft Dynamics NAV, maximizando la eficacia en las operaciones.

Raúl López, Director de HSI Bilbao, confirma que “para HSI ha sido todo un privilegio hacer frente a este proyecto. Por nuestra experiencia sabíamos que podríamos hacer un buen papel, pero además hemos estado arropados por grandes profesionales de TECNALIA y Microsoft que nos han ayudado a resolver el proyecto sin ningún sobresalto”.

Rafael Sanz, director de la división de Empresas y Partners de Microsoft Ibérica señala que “Gracias a nuestra tecnología cloud de productividad, TECNALIA ha realizado su transformación digital de forma segura y ahora puede centrarse en su negocio para fomentar su crecimiento y competitividad. El papel del Partner es crucial en este tipo de proyectos porque es quien identifica las necesidades del cliente y es capaz de orientarle en qué soluciones son las que mejor encajan para obtener resultados a corto-medio y largo plazo. En este caso HSI ha dado en el clavo.”.

Beneficios ampliados de la mano Microsoft

El proyecto de TECNALIA, que aún se encuentra en la fase de despliegue (a la que seguirán la instalación de las aplicaciones ofimáticas del paquete Office Pro Plus y la migración de las aplicaciones propietarias desarrolladas sobre plataforma SharePoint Foundation a la versión Office 365 en la nube), ya ha podido experimentar los primeros beneficios cuantificables.

Junto a la comentada reducción de costes asociada a los desplazamientos, TECNALIA ha experimentado un considerable incremento de la seguridad de datos debido a la nueva sincronización de discos locales con OneDrive, garantizando la subida automatizada de los archivos de la organización a la nube de Microsoft, que cuenta con los máximos niveles de seguridad.

Por otra parte, el servicio de correo se ha visto mejorado gracias a la capacidad de 100GB de almacenamiento por buzón, multiplicando por cien la capacidad anterior. Y lo que es más importante, han extendido y reforzado la transformación digital de los procesos, uno de sus principales desafíos, enfocándose en sistemas de flujo de trabajo internos gracias a la funcionalidad ampliada de Sharepoint Pro.

¿Cómo migrar de Google Apps a Office 365?

Office 365 es la plataforma de productividad, comunicación y colaboración alojada en la nube que agrupa las principales herramientas de mayor valor y en su versión más reciente. Los planes de servicio de Office 365 se han diseñado para satisfacer las necesidades de las organizaciones en cuanto a seguridad, fiabilidad y productividad. El crecimiento de Office 365 está siendo exponencial y entre las diferentes causas encontramos que con Office 365 las organizaciones tienen un servicio fiable al 99,9% que les permite aventajar a la competencia. Por ello le explicamos por qué debería migrar de Google Apps a Office 365.

Beneficios de Office 365

Es una solución completa que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, comunicarse por videoconferencia con cualquier persona, compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad, utilizar el correo electrónico, el calendario y la información de los contactos desde prácticamente todo tipo de dispositivos, disponer de una intranet de colaboración para todos los empleados y controlar toda la información de la empresa con robustos controles de seguridad y privacidad.

Definición del proyecto

La migración de correo electrónico implica transferir el correo electrónico de un sistema a otro. La migración del correo electrónico automatiza la transferencia y la retención de la información no estructurada a fin de mejorar el rendimiento, la escalabilidad y la facilidad de administración de las aplicaciones.

Para determinar la viabilidad del proyecto de migración de los sistemas se analizarán las diferentes herramientas individuales tanto de Google Apps cómo de Office 365, así como las implicaciones legales de ambas opciones.

Por las características del sistema que alberga en estos momentos el servicio de correo, la migración de los buzones se realizaría con herramientas de terceros que permitan migrar los correos. El usuario que disponga de sus correos descargados en PST locales podrá subirlos a su nuevo buzón de O365 uno vez esté conectado a él en el caso que lo estime oportuno.

Requisitos

Sistema Operativo
– Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows Server 2016,
Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 o Windows Server 2008 R2
– Mac OS X 10.10 o versiones posteriores

Requisitos opcionales (en caso de estar utilizando Outlook):
Versiones compatibles: (+info)
– Outlook 2016, Outlook 2013, *Outlook 2010
– Outlook for Mac for Office 365, Outlook for Mac 2011

Fases

Fase I – Preparación

Tareas:
– Comprobación propiedad del dominio
– Comprobación requisitos equipos usuario
– Alta del panel de Office 365
– Creación usuarios en panel de Office 365
– Listar los buzones Gmail para migrar

Fase II – Migración

Tareas:
– Conectar Office 365 a Gmail
– Crear lote de migración y migrar buzones de Gmail
– Actualizar registros DNS para redirigir a Office 365
– Detener la sincronización con Gmail

Fase III – Configuraciones finales

Tareas:
– Comprobación acceso usuarios a Office 365
– Formación uso panel al administrador y usuarios
– Instalación aplicaciones escritorio (opcional)

Timing

Ejemplo práctico:

Empresa con el servicio de correo contratado en Google.

Solicitan la migración de correo de Google a Office 365 para 12 buzones, con una media de 6GB/buzon. Licencias: 9 Business Essentials y 3 Business Premium.

¿Cómo migrar de Exchange a Office 365?

Office 365 es la plataforma de productividad, comunicación y colaboración alojada en la nube que agrupa las principales herramientas de mayor valor y en su versión más reciente. Los planes de servicio de Office 365 se han diseñado para satisfacer las necesidades de las organizaciones en cuanto a seguridad, fiabilidad y productividad. El crecimiento de Office 365 está siendo exponencial y entre las diferentes causas encontramos que con Office 365 las organizaciones tienen un servicio fiable al 99,9% que les permite aventajar a la competencia. Por ello le explicamos por qué debería migrar de Exchange a Office 365.

Beneficios de Office 365

Es una solución completa que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, comunicarse por videoconferencia con cualquier persona, compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad, utilizar el correo electrónico, el calendario y la información de los contactos desde prácticamente todo tipo de dispositivos, disponer de una intranet de colaboración para todos los empleados y controlar toda la información de la empresa con robustos controles de seguridad y privacidad.

Definición del proyecto

La migración de correo electrónico implica transferir el correo electrónico de un sistema a otro. La migración del correo electrónico automatiza la transferencia y la retención de la información no estructurada a fin de mejorar el rendimiento, la escalabilidad y la facilidad de administración de las aplicaciones.

La configuración de la migración de correo electrónico a Office 365 requiere una cuidadosa planificación. Antes de empezar, estos son algunos aspectos que hay que tener en cuenta:

Para configurar una implementación híbrida, se requieren los siguientes requisitos previos:

• Organización local de Exchange: Las implementaciones híbridas se pueden configurar para las organizaciones locales basadas en Exchange 2003 o posteriores. (*Importante: En las organizaciones locales de Exchange 2003 se debe instalar al menos un servidor de buzones o de acceso de cliente de Exchange 2010 para configurar una implementación híbrida en Exchange Online.)
• Roles de servidor local:
  Los roles de servidor que se deben instalar en la organización local dependen de la versión de Exchange que haya instalada:
  • Exchange 2013 y versiones anteriores: Al menos un servidor con el rol de servidor de buzón de correo y un servidor con el rol de servidor de acceso de cliente instalados.
  • Exchange 2016 y versiones más recientes: Al menos un servidor que tenga instalado el rol de servidor de buzón de correo.

  Las implementaciones híbridas también admiten los servidores de Exchange que ejecutan el rol de servidor de transporte
  perimetral.

• Dominios personalizados: Se deben registrar los dominios personalizados que se deseen usar en una implementación híbrida con Office 365.
• Sincronización de Active Directory: Se debe implementar la sincronización de la Herramienta de sincronización de Microsoft Azure Active Directory con la organización local.
• Registro DNS de Autodiscover: Se deben configurar los registros DNS públicos de Autodiscover para los dominios SMTP existentes para que apunten a un servidor local de acceso de cliente.
• Certificados: Se deben instalar y asignar servicios de Exchange a un certificado digital válido adquirido de una entidad emisora de certificados (CA) de confianza.

Requisitos

Sistema Operativo
– Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows Server 2016,
Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 o Windows Server 2008 R2
– Mac OS X 10.10 o versiones posteriores

Requisitos opcionales (en caso de estar utilizando Outlook):
Versiones compatibles: (+info)
– Outlook 2016, Outlook 2013, *Outlook 2010
– Outlook for Mac for Office 365, Outlook for Mac 2011

Fases

Fase I – Preparación

Tareas:
– Comprobación propiedad del dominio
– Comprobación requisitos servidor Exchange local
– Comprobación requisitos equipos usuario
– Alta del panel de Office 365
– Creación usuarios en panel de Office 365
– Listar los buzones Exchange para migrar

Fase II – Migración

Tareas:
– Configuración certificados en servidor Exchange
– Configuración de entorno híbrido
– Crear lote de migración y migrar buzones Exchange
– Actualizar registros DNS para redirigir a Office 365

Fase III – Configuraciones finales

Tareas:
– Comprobación acceso usuarios a Office 365
– Formación de la infraestructura desplegada y administración básica del servicio
– Formación uso panel al administrador y usuarios
– Instalación aplicaciones escritorio (opcional)

Timing

Ejemplo práctico:

Empresa dispone de un sistema de correo basado en Microsoft Exchange 2010. Desea establecer una plataforma híbrida con Office 365 (integración con el Directorio Activo).

Una implementación híbrida proporciona las siguientes características:

• Enrutamiento de correo seguro entre las organizaciones locales y las de Exchange Online.
• Enrutamiento de correo con un espacio de nombres de dominio compartido.
• Una lista global de direcciones (GAL) unificada, también llamada “libreta de direcciones compartida”.
• Disponibilidad y uso compartido de calendario entre las organizaciones locales y las de Exchange Online.
• Control centralizado del flujo de correo entrante y saliente. Se pueden configurar los mensajes entrantes y salientes de Exchange Online para que se enruten a través de la organización local de Exchange.
• Dirección URL de Outlook en la web única para las organizaciones locales y de Exchange Online.
• Capacidad de desplazar buzones de correo locales existentes a la organización Exchange Online.
• Los buzones de Exchange Online también se pueden mover de vuelta a la organización local si es necesario.
• Administración centralizada de buzones de correo mediante el Centro de administración de Exchange (EAC) local.
• Seguimiento de mensajes, sugerencias de correo electrónico y búsqueda de varios buzones entre las organizaciones locales y las de Exchange Online.

Solicitan la migración de correo a Office 365 para 150 buzones. Licencias: 130 Business Essentials, 20 Empresa.

¿Cómo migrar de Correo POP a Office 365?

Office 365 es la plataforma de productividad, comunicación y colaboración alojada en la nube que agrupa las principales herramientas de mayor valor y en su versión más reciente. Los planes de servicio de Office 365 se han diseñado para satisfacer las necesidades de las organizaciones en cuanto a seguridad, fiabilidad y productividad. El crecimiento de Office 365 está siendo exponencial y entre las diferentes causas encontramos que con Office 365 las organizaciones tienen un servicio fiable al 99,9% que les permite aventajar a la competencia. Por ello le explicamos por qué debería migrar de Correo POP a Office 365.

Beneficios de Office 365

Es una solución completa que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, comunicarse por videoconferencia con cualquier persona, compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad, utilizar el correo electrónico, el calendario y la información de los contactos desde prácticamente todo tipo de dispositivos, disponer de una intranet de colaboración para todos los empleados y controlar toda la información de la empresa con robustos controles de seguridad y privacidad.

Definición del proyecto

La migración de correo electrónico implica transferir el correo electrónico de un sistema a otro. La migración del correo electrónico automatiza la transferencia y la retención de la información no estructurada a fin de mejorar el rendimiento, la escalabilidad y la facilidad de administración de las aplicaciones. Por las características del sistema que alberga en estos momentos el servicio de correo, la migración de los buzones se realizaría mediante la exportación/importación de los archivos .pst.

Requisitos

Sistema Operativo
– Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows Server 2016,
Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 o Windows Server 2008 R2
– Mac OS X 10.10 o versiones posteriores

Requisitos opcionales (en caso de estar utilizando Outlook):
Versiones compatibles: (+info)
– Outlook 2016, Outlook 2013, *Outlook 2010
– Outlook for Mac for Office 365, Outlook for Mac 2011

Fases

Fase I – Preparación
Tareas:
– Comprobación propiedad del dominio
– Comprobación requisitos equipos usuario
– Alta del panel de Office 365

Fase II – Migración
Tareas:
– Actualizar registros DNS para redirigir a Office 365
– Migrar buzones desde los .pst

Fase III – Configuraciones finales
Tareas:
– Comprobación acceso usuarios a Office 365
– Formación uso panel al administrador y usuarios
– Instalación aplicaciones escritorio (opcional)

Timing

Ejemplo práctico:

Empresa que dispone en la actualidad de un servidor de correo en local con un servidor Linux.

Necesidades actuales:

• Disponer de un correo corporativo con mejores prestaciones:
  • Compartición de calendarios
  • Sincronización con dispositivos móviles
  • Buzones más grandes
• Actualización de los paquetes Microsoft Office de los usuarios

Solicitan la migración de correo del Office 365 para 15 buzones. Licencias: 10 Business Essentials, 3 Empresa y 2 Empresa Premium.