Dentro de la suite de Office 365 encontramos una de las aplicaciones más completas y quizás de las más desconocidas. Hablamos de Sharepoint, tu nuevo gestor de documentación. 

Sharepoint podríamos resumirlo como el Gestor de Documentación y gestor de información de Microsoft.

El gestor de información nos permite dejar de un lado las carpetas típicas de Windows, que encontramos a través de nuestro Explorador de Archivos, y sacarle todo el jugo a cada uno de nuestros documentos. Funciones como el historial de versiones, la indexación, edición de los documentos desde Internet, poder añadir metadatos, y un largo etc hacen que cada documento cobre un nuevo sentido. Podremos compartir nuestros documentos con mucha facilidad tanto con nuestros compaañeros como con gente externa a nuestra organización, clientes, proveedores, partners. Ya no enviaremos más los documentos via correo electrónico. Los compartiremos desde una única ubicación. La nube.

Pero no toda la información que manejamos está en un documento como tal, sino que generamos información a través de correos, plantillas, formularios impresos, post-its….. Todo esto es lo que conocemos como gestión de información, es decir, actua como un gestor de documentacion. Allí donde tengamos un Excel es muy susceptible de transformarse en una gestión de información dentro de Sharepoint y empezar a tratar los datos de ese archivo con muchas más opciones. ¿Imaginas que cada línea de un archivo excel pudiéramos tener versiones para tener un control de los cambios que ha habido?¿O que pudiéramos incluir archivos adjuntos a la Fila 7 de nuestro Excel de control de ofertas?

Empieza a darle valor a los datos, no al documento que los soporta.

Y todo ello, lo podemos potencia mucho más si integramos Sharepoint con el resto de soluciones de la suite de Office 365. Incluir formularios de captación de datos para un nuevo empleado y lanzar procesos asociados en los que intervenga RRHH, IT, Contabilidad…..

O porque no tener un sistema para que nuestra red de comerciales pueda gestionar sus gastos de una forma centralizada, desde cualquier lugar, y con unos datos actualizados al instante para nuestro departamento financiero. Se han acabado las plantillas impresas, con tachones, con tickets grapados, que van de mesa en mesa esperando que alguien los firme.

¿Y que te parece tener un proceso de aprobación de ofertas comerciales para propuestas superiores a un importe concreto?

Y lo mejor de todo, todo integrado con las aplicaciones que los usuarios utitlizan en su dia a dia, Office, Outlook, Internet…..el móvil….