¿Cómo calcular correctamente los días de vacaciones de tu equipo?

Gestionar las vacaciones no es solo una cuestión de organización, sino también una obligación legal y un aspecto fundamental para la experiencia de los empleados. Como empresa, es esencial tener claridad sobre cómo calcular los días de vacaciones que corresponden a cada trabajador, cómo aplicar la normativa en casos especiales y evitar errores comunes que puedan generar conflictos o incumplimientos.

Días de vacaciones según la ley

En España, todo trabajador tiene derecho a un mínimo de 30 días naturales o 22 días laborables de vacaciones al año. Esto significa que, por cada mes trabajado, se generan aproximadamente 2,5 días naturales o 1,8 días laborables, según la política interna de la empresa.

Por ejemplo, si un empleado se incorpora en marzo y trabaja durante 10 meses, le corresponderán 25 días naturales o 18 días laborables, dependiendo de cómo se calculen en la organización.

Casos especiales: jornada parcial, ERTE y finiquito

Existen situaciones particulares que influyen en el cálculo de las vacaciones. En el caso de trabajadores con jornada parcial, el número de días de vacaciones es igual al de un trabajador a jornada completa, pero el disfrute se adapta al horario habitual del empleado. Cuando un trabajador está afectado por un ERTE, el cálculo varía según el tipo: en un ERTE de suspensión total no se generan vacaciones durante el periodo sin prestación de servicios, mientras que en un ERTE de reducción de jornada los días de vacaciones permanecen intactos. Además, si un empleado termina su contrato sin haber disfrutado todas sus vacaciones, la empresa debe compensar económicamente esos días no disfrutados en el finiquito.

Riesgos de gestionar vacaciones manualmente

Muchas empresas pequeñas aún utilizan hojas de cálculo para gestionar las vacaciones, pero esta práctica puede generar errores en el cálculo, falta de visibilidad sobre las ausencias y solapamientos no deseados. Además, el proceso manual consume mucho tiempo para los responsables de Recursos Humanos y managers, lo que puede afectar la productividad y la satisfacción del equipo.

La solución: automatiza con Factorial y hsi Group

Para evitar estos problemas, herramientas como Factorial son fundamentales. Esta plataforma automatiza el cálculo de las vacaciones proporcionales en función de la fecha de incorporación y la política de la empresa. Permite que los empleados soliciten sus vacaciones de forma autónoma, mientras los managers aprueban o rechazan las solicitudes con facilidad. Factorial también ofrece una visualización en tiempo real de todas las ausencias, evitando solapamientos y garantizando el cumplimiento de la normativa de control horario. Con el apoyo experto de hsi Group, puedes adaptar la solución a las necesidades específicas de tu organización y asegurar la integración con tus procesos internos.

Beneficios de profesionalizar la gestión de vacaciones

Automatizar la gestión de las vacaciones reduce errores, ahorra tiempo y garantiza el cumplimiento legal, además de mejorar la experiencia de los empleados. Con Factorial y HSI Group, puedes simplificar este proceso, mantener el control total sobre los descansos y turnos, y ofrecer a tu equipo una gestión transparente y eficiente.

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Desde hsi Group nos alegramos mucho de poder anunciar que este año somos sponsors del Global Azure 2025 en España; el eventazo de Azure que reúne a toda la comunidad tech que cada año va a más… ¡y este año promete como nunca!

¿Por qué hsi Group como sponsor?

Como Microsoft Partners, en hsi Group vivimos Azure a diario. Lo usamos, lo recomendamos, lo mejoramos… ¡y lo disfrutamos! Por eso nos mola formar parte de algo tan grande, rodearnos de gente con tantas ganas de aprender y compartir, y poner nuestro granito de arena para que la comunidad siga creciendo.

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El sector logístico español se encuentra en plena transformación, impulsado por la digitalización, la sostenibilidad y la necesidad constante de optimizar procesos en un entorno cada vez más globalizado y exigente. En este contexto, el papel de la tecnología, la innovación y la gestión de la calidad se ha vuelto más relevante que nunca.

Hoy hablamos con Pedro Pérez,  Manager de BPS, IT, Calidad e Innovación en COSCO Shipping Lines Spain, donde lidera iniciativas estratégicas orientadas a la transformación digital, la optimización de procesos y la mejora continua. Con una sólida trayectoria en gestión de sistemas de información, mejora de la calidad y desarrollo de soluciones innovadoras, Pedro se ha convertido en una figura clave en la evolución tecnológica y operativa de la compañía. Su enfoque integral combina eficiencia, tecnología y visión de futuro, alineado con los objetivos globales de COSCO en un entorno logístico cada vez más competitivo y digitalizado.

¿Cómo ves el nivel de transformación digital en el sector logístico español?

Actualmente, el sector logístico español está inmerso en un proceso de transformación digital acelerado, impulsado por la necesidad de optimizar la cadena de suministro y gestionar los datos de manera más eficiente en un entorno crecientemente digitalizado. Empresas como COSCO Shipping Lines Spain están a la vanguardia de esta transformación, adoptando tecnologías avanzadas y automatización de procesos para mejorar su eficiencia operativa. La digitalización ha permitido a estas empresas rastrear y gestionar sus operaciones con mayor precisión, lo que resulta en una mejor gestión de inventarios y una respuesta más ágil a las demandas del mercado.

En este proceso, contar con un partner especializado es crucial para guiar la transformación y asegurar que se implementen las mejores prácticas. Además, ofrecer al equipo de IT el soporte adecuado permite abordar los retos tecnológicos de manera efectiva y sostenida.

¿Cuáles son los principales retos que enfrenta este sector en cuanto a digitalización y como se han afrontado en Cosco?

El sector de la logística enfrenta varios retos importantes en cuanto a digitalización, los principales serían:

• La resistencia al cambio, muchas empresas se aferran a métodos tradicionales por costumbre y miedo a los cambios. La transformación digital requiere y formación específica, pero sobre todo un cambio de mentalidad, lo cual puede ser difícil de implementar.
• Necesidad de la renovación completa de procesos internos y externos para adaptarlos fácilmente a nuevas tecnologías.
• Los costes asociados, la transformación digital puede ser costosa, y muchas empresas tienen presupuestos limitados para invertir en tecnología avanzada y en investigación y desarrollo.

Desde Cosco Shipping Lines Spain se han afrontado estos retos, destinando recursos tanto en la formación de empleados de cara al uso y manejo de nuevas tecnologías como en el desarrollo de aplicaciones propias que faciliten el trabajo diario; revisando continuamente los procedimientos de trabajo internos a fin de adecuarlos a la introducción de nuevas tecnologías y por último buscando partners estratégicos, como hsi Group, que nos ayuden a avanzar en el reto de la digitalización.

Nos gustaría saber un poco más sobre la complejidad operativa existente en un sector como el vuestro, y como pensáis que herramientas como power platform pueden ayudaros a ser más eficientes.
¿Cómo ayudó hsi en el desarrollo de esta solución?

hsi Group ha sido una pieza clave en el desarrollo de esta solución Power App, aportando su experiencia en diseño y programación. No solo se ha limitado a crear una interfaz intuitiva y amigable a la vez que estable y fiable, sino que pasados los meses han sido capaces de ajustar la idea inicial a los nuevos requerimientos que se han ido planteando por parte de los usuarios. Contadnos un poco como surgió la necesidad de optimizar el proceso de negocio de pricing, que retos teníais y como los habéis solucionado con la ayuda del equipo de hsi Group.

¿Qué beneficios ha experimentado COSCO Shipping al implementar Power Apps, que antes no eran posibles con soluciones anteriores o tradicionales?

El desarrollo de esta Power App nos ha permitido poder gestionar de una manera más rápida y efectiva las comunicaciones entre el departamento comercial y el de marketing en referencia a las peticiones de precios especiales para clientes. Además de esta rapidez, se ha añadimos la trazabilidad de peticiones realizadas y su estado, labor que era mucho más complicada a través del correo electrónico, que es como se realizaba anteriormente.

Por último, la estructura de la Power App, nos ha permitido desarrollar reportes de estas peticiones a través de Power BI, con una gran cantidad de posibilidades. Que beneficios habéis obtenido, ejemplos de cómo se hacía antes la operativa y como se hace ahora…

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