SharePoint – El gestor documental para empresas de Office365
Si buscas un gestor documental para empresas que te permita tener todos tus documentos bien clasificados, seguros pero sobretodo accesibles a los usuarios sin tener que hacer un máster en gestión documental, SharePoint es tu mejor aliado.
SharePoint, el gestor documental de Microsoft incluido en todos los planes de Office 365, te permite disponer de un potente software de gestión documental con capacidades como:
- Historial de Versiones
- Indexación completa (Título, contenido y metadatos)
- Metadatos para ampliar la información.
- Flujos de aprobación y publicación de contenidos.
- Directivas de retención y caducidad de documentos
- Firmas electrónicas de documentos
- Y muchas más opciones para usuarios avanzados
Todo esto desde un entorno completamente amigable e integrado con el Office, por lo que los usuarios no deben cambiar su programa ofimático al que están acostumbrados. Esto hace que el tiempo de puesta en marcha y adopción se reduzca muchísimo.
Además, gracias la tecnología de OneDrive, los usuarios autorizados podrán disponer de los documentos más importantes aunque no estén conectados a internet, a través de la sincronización en local.
Otra de las grandes ventajas es que podrás compartir partes de tu documentación con gente externa a tu organización, por ejemplo un cliente, y así poder colaborar mucho más y mejor con la gente que quieras.
SharePoint, tu gran aliado en los proceso empresariales
Pero SharePoint no se limita a la gestión documental sino que, gracias a su sistema de listas, disponemos de un entorno de gestión de información perfecto para poder integrar los procesos empresariales en el entorno IT y así digitalizarlos y automatizarlos.
Con esta característica se acabaron los múltiples excels para recopilar datos, se acabaron los procesos de Gestion basados en el papel, y se acabó para siempre perder la información o no saber cómo gestionarla.
Todo perfectamente indexado Gracias a su potente buscador, que te permitirá realizar búsquedas por cualquier término y encontrar los documentos o información de una forma muy rápida y precisa.
El uso de versiones permitirá disponer de copias de todos los cambios que se realizan en cualquier documento y así poder lanzar flujos de aprobación para hacer pública esa información a todos los usuarios.
Con el uso de metadatos y la creación de una taxonomía empresarial nos aseguraremos que cualquier usuario guarda la información de la misma forma ya sea mediante palabras estrictas o sinónimos.
Office 365, la ventaja de la suite de Microsoft
Y gracias a que SharePoint viene en cada plan de office 365 el coste de reduce mucho para que cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, pueda adoptar un gestor documental con garantías, accesible, seguro e integrado con toda la suite de aplicaciones Office y servicios de Office 365
Si estás pensando en dar un giro radical en la gestión de la documentación y de la información en tu compañía, ponte en contacto con HSI y te montaremos una sesión completamente práctica de los usos de SharePoint.
