Hermanas Hospitalarias, una organización líder en el sector sanitario con más de 22,000 empleados y 26 centros en España, enfrentaba el desafío de optimizar su transformación digital tras su migración a Microsoft 365. La prioridad era fortalecer la seguridad sin sacrificar usabilidad y productividad, además de mejorar la gestión de permisos, licencias y la colaboración interna. A través del servicio HSI Ninja de HSI Group, se implementaron soluciones estratégicas en gobernanza, automatización de procesos y optimización de costos, logrando mayor eficiencia operativa y estableciendo una base sólida para futuras innovaciones tecnológicas.
PROYECTO
SECTOR:
SANITARIO
SERVICIO:
Gestión integral de Microsoft 365 (hsi Ninja)
SECTOR: Sanitario
SERVICIO:
Gestión integral de Microsoft 365 (hsi Ninja)
El Desafío: Digitalización en el sector Sanitario
El punto de partida para esta transformación fueron una serie de sesiones de consultoría que sentaron las bases para una gobernanza sólida y segura. En primer lugar, se trabajó en la gestión desde el punto de vista de la seguridad de identidad, asegurando que las políticas y permisos estuvieran alineados con las necesidades de la organización. Esto incluyó:
- Gobernanza en SharePoint: Control completo sobre los permisos de los diferentes sitios, optimizando el acceso y la colaboración por parte de los Departamentos de IT para gestionar la compartición masiva de archivos, el acceso a la información, sites inactivos para un mayor control del dato…
- Optimización en Microsoft Teams: Las sesiones de consultoría también abordaron la gobernanza de Teams como herramienta clave para la comunicación y la colaboración. Para una correcta gobernanza de esta herramienta, se detectó la necesidad de contar con un proceso que limitase la creación de canales y equipos, lo que, como detallaremos más adelante, derivó en el desarrollo de una app propia para la aprobación y creación de dichos equipos.
«Gracias a la consultoría de licencias de HSI y al uso de Nubicuo Portal, hemos logrado un equilibrio perfecto entre optimización de costos y la flexibilidad operativa. Ahora solo pagamos por lo que realmente necesitamos, algo clave en un entorno con alta rotación de personal como el nuestro.»
Emilio Rodríguez – Director de Organización y sistemas en Fundación Hospitalarias
La Solución: Gobernanza, Ejecución y Control con hsi Ninja
Para fortalecer la gobernanza en Microsoft Teams, se desarrolló una aplicación en Power Apps que optimizó el proceso de creación de equipos y canales. Ahora, los responsables de área pueden solicitar equipos justificando su propósito, mientras que el departamento de IT revisa y aprueba estas solicitudes, asegurando un control centralizado y eficiente.
Asimismo, para gestionar mejor las licencias de Microsoft 365 en un entorno con alta rotación de personal, se llevó a cabo una consultoría especializada. Esto permitió identificar necesidades específicas, asignar licencias de manera más precisa y crear perfiles de usuario adaptados a los requerimientos de comunicación, colaboración y seguridad. Como resultado, la Fundación Hospitalarias redujo costos al pagar solo por las licencias necesarias y ganó flexibilidad para ajustarse a cambios en su personal gracias a Nubicuo Portal.
Además, para optimizar la eficiencia operativa del equipo de IT, se diseñó un soporte especializado para gestionar incidencias relacionadas con el correo electrónico. Esto permitió que el departamento de tecnología pudiera enfocarse en tareas estratégicas alineadas con su core business, mejorando la gestión interna y la productividad.
“Delegar todo el soporte al equipo técnico de hsi nos ha permitido concentrarnos en nuestras tareas estratégicas sin preocupaciones, asegurando una mayor agilidad y mejor seguimiento del servicio de correo electrónico”
Emilio Rodríguez – Director de Organización y sistemas en Fundación Hospitalarias
¿QUÉ BENEFICIOS OBTUVIERON?
Gracias a este enfoque integral, la Fundación Hospitalarias ha logrado no solo optimizar sus operaciones actuales, sino también establecer una base sólida para liderar el sector sanitario en innovación tecnológica. Su compromiso con la transformación digital, junto con el acompañamiento experto de HSI, les posiciona como un referente en la adopción de tecnología de vanguardia.
