Feb 19, 2018 | SharePoint
Si buscas un gestor documental para empresas que te permita tener todos tus documentos bien clasificados, seguros pero sobretodo accesibles a los usuarios sin tener que hacer un máster en gestión documental, SharePoint es tu mejor aliado.
SharePoint, el gestor documental de Microsoft incluido en todos los planes de Office 365, te permite disponer de un potente software de gestión documental con capacidades como:
- Historial de Versiones
- Indexación completa (Título, contenido y metadatos)
- Metadatos para ampliar la información.
- Flujos de aprobación y publicación de contenidos.
- Directivas de retención y caducidad de documentos
- Firmas electrónicas de documentos
- Y muchas más opciones para usuarios avanzados
Todo esto desde un entorno completamente amigable e integrado con el Office, por lo que los usuarios no deben cambiar su programa ofimático al que están acostumbrados. Esto hace que el tiempo de puesta en marcha y adopción se reduzca muchísimo.
Además, gracias la tecnología de OneDrive, los usuarios autorizados podrán disponer de los documentos más importantes aunque no estén conectados a internet, a través de la sincronización en local.
Otra de las grandes ventajas es que podrás compartir partes de tu documentación con gente externa a tu organización, por ejemplo un cliente, y así poder colaborar mucho más y mejor con la gente que quieras.
SharePoint, tu gran aliado en los proceso empresariales
Pero SharePoint no se limita a la gestión documental sino que, gracias a su sistema de listas, disponemos de un entorno de gestión de información perfecto para poder integrar los procesos empresariales en el entorno IT y así digitalizarlos y automatizarlos.
Con esta característica se acabaron los múltiples excels para recopilar datos, se acabaron los procesos de Gestion basados en el papel, y se acabó para siempre perder la información o no saber cómo gestionarla.
Todo perfectamente indexado Gracias a su potente buscador, que te permitirá realizar búsquedas por cualquier término y encontrar los documentos o información de una forma muy rápida y precisa.
El uso de versiones permitirá disponer de copias de todos los cambios que se realizan en cualquier documento y así poder lanzar flujos de aprobación para hacer pública esa información a todos los usuarios.
Con el uso de metadatos y la creación de una taxonomía empresarial nos aseguraremos que cualquier usuario guarda la información de la misma forma ya sea mediante palabras estrictas o sinónimos.
Office 365, la ventaja de la suite de Microsoft
Y gracias a que SharePoint viene en cada plan de office 365 el coste de reduce mucho para que cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, pueda adoptar un gestor documental con garantías, accesible, seguro e integrado con toda la suite de aplicaciones Office y servicios de Office 365
Si estás pensando en dar un giro radical en la gestión de la documentación y de la información en tu compañía, ponte en contacto con HSI y te montaremos una sesión completamente práctica de los usos de SharePoint.
Oct 4, 2017 | Microsoft 365
¿Ventajas de Office 365? La mejor solución colaborativa para empresas
Cuando hablamos de innovación solemos caer en tópicos genéricos y grandes dosis de conceptos teóricos. Pero con la herramienta adecuada esto cambia.
Aprovechar las nuevas tecnologías de forma práctica y realista es el deseo de cualquier organización que se precie, pero no siempre resulta una tarea sencilla. En ocasiones las soluciones, por buenas que sean, no se adaptan a nuestro modelo o simplemente no dan la talla. Hay que conjugar varios criterios y sobre todo entender qué se necesita y cómo ponerlo en práctica.
La máxima “Conócete a ti mismo” cincelada en las piedras del legendario Oráculo de Delfos, vuelve a brillar por el peso de su significado. Saber quiénes somos y lo que necesitamos, pero de verdad, permitirá definir unos cimientos consistentes sobre los que estructurar la tecnología más óptima según cada caso, donde la innovación debe ejercer cual pegamento que una y dote de firmeza al conjunto.
Para ello la familia Office 365 se convierte en absoluto protagonista si se quiere disponer de un sistema sólido a la vez que altamente adaptable, sin descuidar la seguridad. El amplio abanico de herramientas que engloba la solución de Microsoft se interconecta de forma transparente, y dota a la empresa de los últimos avances en administración, gestión del conocimiento y comunicación. Esto pone en manos de los usuarios todo lo necesario para exprimir al máximo los recursos internos y externos, en pro de la organización.
La innovación tiene en la nube una de las piedras angulares del ecosistema laboral. Su universalización a todos los niveles ha demostrado ser capaz de incrementar de forma exponencial el rendimiento de los empleados. Y es que su uso permite ahorros de costes en todas las áreas de la pirámide organizacional, ahorro que puede derivarse a otras áreas.
Emplear la plataforma online permite por ejemplo el trabajo colaborativo con aplicaciones como Word, Power Point o Excel, habilitando no solo el poder compartir documentos sino trabajar simultáneamente en ellos en modo de co-autoría, y desde distintos lugares. La filosofía de trabajo en equipo da pues un salto cualitativo, posibilitando por ejemplo empezar un documento en un dispositivo y finalizarlo en otro. Y ni siquiera se requiere de conexión a Internet gracias a la sincronización off-line.
En la misión por hacer del trabajo colaborativo una realidad palpable, destaca sin duda Skype Empresarial que pone a tu alcance no solo las videoconferencias HD sino compartir el escritorio o hacer presentaciones interactivas. Junto con su mensajería instantánea incorpora todo lo necesario para reunirte online desde cualquier sitio y con las máximas garantías.
Office 365 también brinda la posibilidad de acceder a las mismas fuentes desde SharePoint Online. De este modo, ubicando los datos de forma centralizada se democratiza la información, según las necesidades de equipos o más globales. Y si se hace uso de las PowerApps se pueden crear formularios personalizados donde visualizar, crear y cambiar datos y archivos.
En estrecha relación con Sharepoint (ya que también emplea esta plataforma en la nube para compartir datos) se encuentra la plataforma Yammer, que hace las veces de completa red social para que los usuarios estén interconectados en un espacio común. Así, tanto equipos como proyectos y organizaciones pueden utilizarlo para editar trabajos en co-autoría, crear sondeos, concursos sociales de ideas o insertar publicaciones, entre otras muchas cosas.
Siguiendo la máxima de la flexibilidad, Office 365 se presenta en varias modalidades según los requerimientos de cada organización. Su máxima cota de efectividad tiene un nombre: Enterprise E5. Características avanzadas como hospedar reuniones por videoconferencia y online de hasta 250 personas con Skype Empresarial, el eDiscovery avanzado (con búsqueda, suspensión, exportación y análisis local) o la protección ante malware de última generación, son elementos diferenciadores. Unidos a MyAnalytics y Power BI Pro para extraer inteligencia de tus datos y optimizar los procesos, o la posibilidad de realizar, recibir y transferir llamadas entre una amplia variedad de dispositivos con PBX en la nube, la solución de Microsoft alcanza niveles difíciles de superar.
La innovación es la marca de identidad de HSI y Office 365 y estamos dispuestos a demostrarte de lo que es capaz de hacer por ti. Si deseas obtener más información sobre cómo puede ayudarte y qué puede aportarte en particular, no dudes en hacérnoslo saber. Estaremos encantados de iluminarte el camino.
