Cómo lograr reuniones productivas

En determinadas épocas del año nos encontramos con nuestro calendario repleto de reuniones. En este post queremos ofreceros una guía práctica para realizar reuniones, online presenciales o híbridas que, ante todo, sean reuniones productivas y eficaces. 

¿Cómo abordar una reunión productiva?

Parece algo sencillo, ¿verdad? Todos estamos acostumbrados a tener que realizar “encaje de bolillos” para sacar el máximo provecho a nuestra jornada laboral y más aún en aquellos periodos del año de mayor volumen de trabajo. Muchas veces incluso podemos llegar a tener la sensación de que las reuniones, más que ayudarnos a sacar trabajo adelante, nos cortan el día y dificultan el retomar la concentración.

Son pocas las empresas que enseñan cómo abordar una reunión de manera eficaz, de modo que sintamos una participación satisfactoria y tengamos claro las conclusiones y el reparto de tareas que se sacan de ellas.

¿Es necesaria esta reunión?

Lo primero de todo, y teniendo en cuenta nuestro volumen de trabajo y el de nuestros compañer@s, lo que tenemos que preguntarnos es si el objetivo se puede conseguir por otro medio (email, chat…)

Además, aquí también entra en juego el ordenar la reunión en forma de embudo, dado que no todos los participantes suelen estar afectados por igual. Lo esencial en este punto es revisar quién tiene que participar en cada punto del orden de día y permitir abandonar la reunión de manera “progresiva” cuando alguien ya haya cumplido con su participación.

Normalmente, la verdadera queja en base al “exceso” de reuniones, no se refiere a la cantidad, sino a su irrelevancia o ineficiencia, por ello asegúrate que todas las reuniones que convocas serán productivas para todos los participantes (no solo para ti).

Y por último, no olvides consensuar el número de reuniones y su temporalidad entre todos, revisando cada cierto tiempo si esa temporalidad sigue teniendo sentido.

Teniendo esto en cuenta, ¿has decidido convocar la reunión? ¡Pues vamos a hacer que sea lo más productiva posible!:

TIPS PARA REALIZAR REUNIONES EFICACES

Todas las reuniones deben tener un orden del día con los temas a tratar

Todas las reuniones deben tener un orden del día con los temas a tratar

Aunque parezca lógico, sobre todo en aquellas reuniones más periódicas no siempre se cumple esta regla. Un truco sencillo que nos ayuda a cumplirlo es el añadir una descripción a la reunión en el mismo momento en el que la convocamos:

A la hora de convocar una reunión con Microsoft Teams, tras indicar el Tema de la reunión, asignar a los participantes e indicar la fecha y la de la reunión, veremos un bloque de texto en el cual añadiremos la descripción y el orden del día con los puntos a seguir en la reunión, consiguiendo hacerla más productiva. 

Empezar/Acabar puntual, es decir, cumplir las horas previstas en la convocatoria

Empezar/Acabar puntual, es decir, cumplir las horas previstas en la convocatoria

En este caso, es esencial la figura de un “moderador” que sea el/la encargado/a de medir los tiempos de cada punto del orden del día para no excedernos. El problema no está en acabar 5 minutos tarde, sino en que quizá haya participantes en la reunión que empiecen a arrastrar esos 5 minutos en reuniones posteriores. De ahí que, por respeto al calendario y las jornadas labores de todo el equipo, es importante no “irnos por los cerros de Úbeda” y tener en cuenta los tiempos de cada sesión.

Un consejo para hacer posible que esto se cumpla es que, en el momento en el que se convoca la reunión, ante la duda de cuánto tiempo puede llevarnos, es conveniente alargar un poco la sesión. Como todos sabemos, es mejor que sobre tiempo a que falte.

Recoger por escrito las acciones y medidas que se decidan

Recoger por escrito las acciones y medidas que se decidan

Es indispensable realizar un acta de la reunión que nos ayude a tener claro qué acciones hemos de llevar a cabo, quién se encarga de hacer cada una de ellas y a qué conclusiones se ha llegado. De este modo, en aquellas reuniones periódicas, pero más extendidas en el tiempo, podremos recurrir a este documento para refrescarnos sobre el qué se habló en la reunión anterior y para cuándo hemos de tener nuestra parte lista.

Actitud enfocada a la búsqueda de soluciones (no culpables)

Actitud enfocada a la búsqueda de soluciones (no culpables)

Para que una reunión sea eficaz, hemos de tener en cuenta que el objetivo final de todas ellas no es otro que el de la búsqueda de soluciones. Por ello, la actitud es más que necesaria, para no caer en el bucle de lo que se pudo hacer y no se hizo, y conseguir que la reunión sea fructífera y dure los tiempos que hemos estimado.

No interrumpir salvo en casos de extrema necesidad

No interrumpir salvo en casos de extrema necesidad

En una reunión bien preparada, cada persona tiene claro cuál va a ser su aportación y qué es lo que va a contar al resto de los participantes. Es por eso por lo que, tanto en reuniones presenciales como en aquellas online, y más aún en las híbridas, es muy importante no interrumpir hasta que esa persona haya terminado de exponer y de explicar su parte.

En el caso de que nos surjan algunas dudas o queremos añadir alguna puntualización a su aportación, si nos encontramos en reuniones virtuales o híbridas, Teams nos ofrece una sencilla pero gran funcionalidad: “levantar la mano”.

En el momento en el que hagamos clic sobre ella, todos los participantes de la reunión lo verán, por lo que una vez termine de hablar la persona que está exponiendo, se podrá dar paso a aquellas que hayan levantado la mano, consiguiendo así un ritmo dinámico en la reunión sin romper la estructura de esta.

No introducir nuevos temas en la reunión si no estás previstos

No introducir nuevos temas en la reunión si no estás previstos

Uno de los errores más comunes que todos cometemos: abrir nuevos frentes cuando el tema de la reunión en cuestión no ha llegado a cerrarse. De aquí la importancia de seguir el orden del día, pero obviamente sabiendo que hay libertad para proponer al moderador que un tema se incluya en la próxima reunión.

Se pueden prohibir palabras concretas

Se pueden prohibir palabras concretas

“Eso es lo que hay…” “te lo dije…”. ¿Conseguimos algo con estas aportaciones? El objetivo de toda reunión es dar soluciones a problemáticas o temas concretos, y ahí es donde debemos poner el foco, en buscar acciones que nos ayuden a sacar adelante nuestro trabajo.

Nadie se enfadará cuando le recuerden una regla que, “sin querer”, está olvidando

Nadie se enfadará cuando le recuerden una regla que, “sin querer”, está olvidando

Es muy fácil que el día a día nos haga volver a caer en viejas costumbres, pero también es muy importante recordar que nuestro objetivo es realizar reuniones eficaces y productivas para tod@s.

¿Cuáles son las funciones del moderador/a?

Facilita la comunicación

• Ayuda a comprender y explica los tecnicismos o temas que no todos entienden/conocen
• Facilita la escucha de todos los participantes
• Fomenta la participación

Concluye

• Realiza el resumen
• Recuerda las conclusiones o decisiones
• Se ocupa de que se redacten las actas

Fases de una reunión

Además, estad atent@s a nuestro blog porque próximamente hablaremos sobre cómo el funcionamiento de Microsoft Teams puede ayudarte de forma efectiva para realizar reuniones híbridas, pudiendo llevar a cabo todas las pautas y tips que os hemos desarrollado en este post. 

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