Consorcio de Aguas de Bilbao Bizkaia es una entidad pública que abastece de agua potable y saneamiento a un total de 97 municipios de Bizkaia.
PROYECTO
SECTOR:
SERVICIO DE AGUAS
NÚMERO DE USUARIOS:
250 usuarios
Consultoría en forma de revisión de la situación administrativa del paquete Office 365 y previsión del impacto de las soluciones Microsoft en sus usuarios.
Formación en las herramientas OneNote, OneDrive y Microsoft Teams, herramientas pilares por la actividad que desarrolla el Consorcio de Aguas de Bilbao.
Acompañamiento de los usuarios hacia un proceso de migración total con sesiones informativas y un plan de actuación personificado según las necesidades.
“Acudimos a HSI por ser un Partner referencia en el mundo de Microsoft 365 y destacamos la personalización de la formación y el acompañamiento durante todo el proceso de capacitación de los usuarios.”
¿QUÉ PROBLEMA TENÍAN?
Consorcio acudió a hsi con el fin de cubrir una carencia de formación en los procesos de gestión de cambio, complementando así el trabajo técnico que se había estado realizando hasta la fecha. La entidad no quería quedarse en la superficie del proceso de digitalización, sino que buscaba a un colaborador que diera un acompañamiento completo para poder hacer una migración total de sus usuarios hacia las herramientas Microsoft 365. El servicio propuesto por hsi ofreció una consultoría previa, un trabajo de capacitación para los usuarios y un acompañamiento durante todo el proceso formativo para que estuvieran siempre al corriente de las últimas actualizaciones y novedades de las diferentes herramientas.
¿CUÁL FUE LA SOLUCIÓN?
Para cubrir las necesidades del Consorcio, y como parte de la hoja de ruta definida, se establecieron una serie de hitos para alcanzar el objetivo de la migración total de los usuarios a Microsoft 365. Como primer paso, se realizó una consultoría previa en que se hizo una revisión de la situación y cómo podían impactar la implementación de soluciones de 365 en sus usuarios.
Una vez realizada esta primera revisión, se estableció que OneNote, OneDrive y Microsoft Teams iban a ser herramientas pilares sobre las que se iba a basar el trabajo de los usuarios cuando terminara la migración. Para no hacer ese proceso de migración de una sola vez con 250 usuarios, se empezó a trabajar con un pequeño grupo de usuarios de un departamento específico. Durante todo el proceso de capacitación, los usuarios contaron con un servicio de soporte técnico y acompañamiento por parte del equipo de hsi y con servicios como la entrega de manuales de uso y buenas prácticas, la respuesta semanal a dudas planteadas por los propios usuarios o la actualización de las últimas novedades de las herramientas.
Debido al buen resultado del proceso de capacitación con el grupo de usuarios piloto, se decidió ampliarlo a todos los usuarios de la entidad. Se llevaron a cabo unas sesiones informativas para los diferentes perfiles de usuarios, creando pequeños grupos y adaptándolos a las distintas franjas horarias laborales. Durante este proceso de acompañamiento formativo, cabe destacar la relación constante entre el equipo de hsi y los usuarios, compartiendo dudas y resolviéndolas de forma textual o a través de reuniones virtuales. En este caso, también se incluían los manuales actualizados con las últimas novedades y reuniones formativas en vivo explicando dichas novedades de forma práctica y totalmente personalizada.
¿QUÉ BENEFICIOS OBTUVIERON?
La migración digital del total de los usuarios hacia Microsoft Teams ha permitido aumentar la productividad y sacar el máximo aprovechamiento a las herramientas más usadas según la actividad que desarrolla la entidad. La formación ha sido totalmente personalizada teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios y se ha mantenido el servicio de acompañamiento para mostrar las últimas novedades y resolver las dudas que puedan surgir al usar estas herramientas.
“En la actualidad contamos con todos los usuarios de la entidad trabajando con Microsoft 365, siempre al corriente de las novedades y actualizaciones de las herramientas para así poder ser más productivos y capaces en el desarrollo de nuestra actividad laboral.”