Consultoría de procesos 365

Haz que la tecnología trabaje por ti y aumenta tú productividad

Microsoft 365

¿Sabes cuánto tiempo se pierde en tu compañía por procesos poco eficaces o rudimentarios?

Seguro que nunca lo has medido, pero te puedo asegurar que es muchísimo tiempo. O sea, muchísimo dinero.

Llevamos trabajando con la suite de Microsoft Office 365 mucho tiempo y esto nos ha permitido tener un conocimiento muy amplio de todas las herramientas. Cuando este conocimiento lo adaptamos a las necesidades de las compañías, desde un punto de vista puro de alineación con el negocio, se consigue un aumento en la productividad, eficiencia y eficacia de los recursos.

Pero durante la consultoría de procesos 365 lo más importante, como siempre, son las personas, y es por ello por lo que lo primero debemos hacer es escucharlas. Escucha sus necesidades, sus problemas diarios, sus preocupaciones. Conocer su forma de trabajar tanto en solitario como en equipo. Y con todo ello diseñar, validar y dar forma a procedimientos que les ayuden y hagan su trabajo mucho más sencillo y satisfactorio.

Nuestro proceso de consultoría lo basamos en 4 fases principales:

1. Analizar

  • Examinamos cada proceso actual
  • Analizamos como se trabaja en cada área
  • Estudiamos porqué se trabaja así
  • Analizamos si todos los implicados trabajan igual
  • Lo analizamos todo, pero sobre todo preguntamos mucho.
  • Haremos las preguntas incómodas, esas que nadie se atreve a realizar.
  • Nos lo cuestionaremos todo

2. Proponer

  • Con toda la información que extraemos en la primera fase diseñamos una serie de cambios (Mayores y menores) a realizar.
  • Cada cambio con su Por qué, su Cómo, su Quién y su Cuándo
  • Diseñaremos un plan de ejecución de todos esos cambios lo menos traumático posible, pero sin pausa.
  • Diseñaremos un plan de adopción y formación por parte de los usuarios, y una buena gestión del cambio.

3. Ejecutar

  • Nos arremangamos y nos ponemos manos a la obra según el plan de trabajo de la Fase 2
  • Definiremos un equipo de trabajo en ambos lados.
  • Estaremos siempre al lado del usuario. Son ellos los auténticos puntales del proceso.
  • Nos encargaremos de que no haya desviaciones
  • Evaluaremos cada paso para asegurarnos todos que son los pasos correctos, pero con el margen suficiente para corregir si es necesario.
  • Usaremos metodologías ágiles

4. Mantener

  • No queremos que los cambios realizados, que nos han costado mucho esfuerzo a los usuarios y a nosotros, caigan en el olvido. Recordemos que todo siempre tiende al caos.
  • Mediante auditorías periódicas comprobaremos que las cosas se hacen como se definieron.
  • Quizás con el tiempo se han detectado nuevas necesidades o se deben hacer cambios. Ningún problema. Es la mejor noticia que se puede tener ya que significará que hay un ambiente de mejora continua.
Si crees que en tu compañía hay cosas por mejorar, déjanos que te ayudemos con nuestra consultoría de procesos. Una visión de las cosas desde un punto de vista externa y completamente ajeno ofrece siempre otra visión de las cosas.