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TECNALIA, Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico referente en Europa que cuenta con 1.400 expertos, de 30 nacionalidades, distribuidos en 21 sedes, tiene ya implantada la herramienta de trabajo colaborativo Microsoft Office 365, que permite gestionar las operaciones de todo el centro mediante una única herramienta. Para llevar a cabo el proceso de adquisición e implantación del software, TECNALIA se ha apoyado en HSI, por ser partner de Microsoft con una larga trayectoria y colaborador de confianza de la organización. Nuestro equipo ha servido de base tanto para el despliegue como para el proceso de formación, que se complementó con el programa web de Microsoft Fasttrack, que genera documentación formativa específica para los escenarios definidos.

TECNALIA necesitaba disponer de una herramienta que facilitase la colaboración, la gestión de documentos y los flujos de trabajo, era esencial. Gracias a Office 365 y a las herramientas que integra, como Skype Empresarial, Yammer y Teams, el Centro podrá minimizar la necesidad de desplazamientos de sus empleados entre las diferentes sedes y, con ello reducir la huella de carbono de la organización y lograr al mismo tiempo un ahorro económico.

Además, la compañía necesitaba una plataforma versátil, capaz de ofrecer integración con otras herramientas como la solución de gestión de dispositivos móviles (MDM) empleada por la compañía o el ERP con el que ya contaban, Microsoft Dynamics NAV, maximizando la eficacia en las operaciones.

“El reto principal del despliegue de la nueva plataforma ha sido migrar más de 1.200 cuentas de correo, gestionadas en un entorno on-premise a la nube de Office 365, labor que hemos logrado gracias a HSI y Microsoft generando la menor interrupción posible del negocio”. Stefan Schuster, Director de Servicios corporativos de TECNALIA. 

Raúl López, Director de HSI Bilbao, confirma que “para HSI ha sido todo un privilegio hacer frente a este proyecto. Por nuestra experiencia sabíamos que podríamos hacer un buen papel, pero además hemos estado arropados por grandes profesionales de TECNALIA y Microsoft que nos han ayudado a resolver el proyecto sin ningún sobresalto”.

Rafael Sanz, director de la división de Empresas y Partners de Microsoft Ibérica señala que “Gracias a nuestra tecnología cloud de productividad, TECNALIA ha realizado su transformación digital de forma segura y ahora puede centrarse en su negocio para fomentar su crecimiento y competitividad. El papel del Partner es crucial en este tipo de proyectos porque es quien identifica las necesidades del cliente y es capaz de orientarle en qué soluciones son las que mejor encajan para obtener resultados a corto-medio y largo plazo. En este caso HSI ha dado en el clavo.”.

Beneficios ampliados de la mano Microsoft

El proyecto de TECNALIA, que aún se encuentra en la fase de despliegue (a la que seguirán la instalación de las aplicaciones ofimáticas del paquete Office Pro Plus y la migración de las aplicaciones propietarias desarrolladas sobre plataforma SharePoint Foundation a la versión Office 365 en la nube), ya ha podido experimentar los primeros beneficios cuantificables.

Junto a la comentada reducción de costes asociada a los desplazamientos, TECNALIA ha experimentado un considerable incremento de la seguridad de datos debido a la nueva sincronización de discos locales con OneDrive, garantizando la subida automatizada de los archivos de la organización a la nube de Microsoft, que cuenta con los máximos niveles de seguridad.

Por otra parte, el servicio de correo se ha visto mejorado gracias a la capacidad de 100GB de almacenamiento por buzón, multiplicando por cien la capacidad anterior. Y lo que es más importante, han extendido y reforzado la transformación digital de los procesos, uno de sus principales desafíos, enfocándose en sistemas de flujo de trabajo internos gracias a la funcionalidad ampliada de Sharepoint Pro.